Несмотря на глобальную компьютеризацию, ни одна фирма все еще не может обойтись без бумажного варианта документооборота. У организаций, особенно работающих достаточно долго, есть архивы важных бумаг, содержащих серьезные договора или бухгалтерскую информацию, потеря или порча которых может оказаться невосполнимой. Поэтому, при офисном переезде документы требуют не меньшего внимания чем антиквариат из кабинета директора.
Если заказать офисный переезд у профессионалов, то они сделают свою работу квалифицированно и грамотно. Однако, компании, заказывающей перевозку, тоже есть о чем позаботиться.
В документах любой фирмы содержится ценная информация, потеря которой может сказаться на нормально работе компании. Чтобы избежать этого риска, следует создать резервные копии. Сделать это можно при помощи сканера или ксерокса. Копии самых ценных бумаг нужно заверить у нотариуса. На время переезда такие бумаги лучше доверить для хранения банковской ячейке.
До того, как компания-перевозчик возьмется за транспортировку архива, следует позаботиться о еще одном документе: подробном перечне всей документации, подлежащее перевозке. Подойти к его составлению следует с особой тщательностью, ведь именно согласно этого списка специалисты упакуют и маркируют бумаги. Поможет данный перечень и при погрузке документации в машину, и при сортировке на новом месте.
При перевозке архива важно помнить о правильной упаковке документов. Специалисты рекомендуют использовать принцип многослойности. Согласно этому принципу отсортированные по размер и тематике документы складывают в стопки и заворачивают в полиэтиленовые пакеты или другой влагонепроницаемый материал. Обернутые таким образом бумаги складываются в коробки (в основном — картонные). При больших объемах архива используют паллетный принцип: складывают коробки на поддон и фиксируют при помощи стрейч-пленки, после чего отправляют к автомобилю на погрузчике.
При достаточно большом архиве целесообразно выделить для его перевозки отдельный автомобиль. Обычно для этих целей вполне достаточно «Газели». Не нужно распихивать коробки с документацией по разным машинам. Категорически не рекомендуется перевозить документы внутри мебели, будь-то шкафы или тумбы, а также сейфов. Это нарушит упорядоченную систему перевозки, сделает мебель тяжелее при перевозке и не позволит проследит за тем, чтобы при транспортировке документы не перемешались.
На финальной стадии перевозки необходимо произвести сверку перевезенной документации. Сделать это нужно по составленному ранее подробному списку.
Транспортные компании рекомендуют клиентам страховать любой ценный для клиента груз. Но в случае с документацией дело обстоит несколько иначе: страховка не поможет восстановить утраченные документы. Дело здесь больше в гарантиях сохранности груза, поэтому и доверять его стоит компании с безупречной репутацией. Такой, как Нота-Переезд, например.
Сегодня перевозили старый рояль Дидрихс с 19 линии ВО, 2 — удивлена безупречной, быстрой и очень слаженной работой ребят! Всё прошло здорово, без проблем — профессионализм на высшем уровне, мною, как клиентом, не потрачено ни единой нервной клетки! Также порадовала цена, я думаю, что за такую трудоемкую работу она максимально приятна и комфортна! Спасибо огромное и отдельная благодарность каждому из команды Влада!
